En 2022, la digitalisation du recrutement s'accentue avec des outils comme les ATS qui sont de plus en plus utilisés et adaptés au contexte sanitaire actuel. Non seulement ils suivent la tendance des modes de travail hybrides, mais ils s'accordent aussi avec les pratiques des recruteurs et se perfectionnent en se connectant aux autres outils RH. Tour d'horizon des principaux avantages des ATS et des évolutions attendues.
⇒ La check-liste des questions à se poser avant de choisir son ATS
L’ATS ou applicant tracking system est un logiciel de recrutement digital permettant de gérer l'intégralité du processus de recrutement, depuis le sourcing jusqu'à l'embauche, en passant par la diffusion des offres d'emploi. Cette solution collaborative représente une aide précieuse dans la récolte et le tri de CV, dans l'organisation des entretiens et le suivi de l'avancement des candidatures par l'ensemble de l'équipe en charge du recrutement.
Selon une étude Apec de 2017, 68% des entreprises de plus de 5 000 salariés utiliseraient un logiciel de gestion des candidatures dans leur processus de recrutement. Un chiffre en évolution puisque cet outil de gestion a fait ses preuves auprès des recruteurs, notamment en leur faisant gagner énormément de temps.
Les principaux utilisateurs des ATS sont bien sûr les grandes entreprises qui doivent gérer un fort volume de recrutements et donc des centaines de candidatures chaque mois. La transformation digitale touche aussi les petites entreprises et PME qui ont de plus en plus recours à un ATS, en particulier lorsqu'elles ne disposent pas de service RH.
En effet, l'outil leur fait gagner du temps et de l'argent, en facilitant leur processus de recrutement, tout en leur évitant de commettre des erreurs.
En bref, l'ATS aide les recruteurs dans le recueil et le tri de CV, la formalisation et le suivi des candidatures, ainsi que dans la diffusion ciblée d'offres d'emploi. Il permet aussi de se constituer un vivier de candidats.
Les ATS offrent des possibilités de plus en plus étendues, à la fois pour faciliter le travail des recruteurs et pour fluidifier l'expérience candidat.
Du point de vue RH : les possibilités sont multiples et couvrent toutes les étapes du processus de recrutement, contribuant à une vision d'ensemble. Le sourcing est largement facilité au niveau de la collecte, du tri, et de l’évaluation des candidatures qui peut être automatisée grâce à un système de scoring.
De nombreuses actions peuvent être à la fois personnalisées (mails, envoi d'offres d'emploi...) et automatisées (publication d'offres d'emploi, réponses aux candidats, tests de pré-sélection avec scoring...).
Du point de vue du candidat, la solution ATS présente également plus de transparence et de réactivité qu'un recrutement classique.
La plupart des ATS offrent la possibilité de créer des formulaires simplifiés et personnalisables en fonction des offres d'emploi, avec des champs pré-remplis grâce au CV que le candidat dépose.
Derrière, se cachent des algorithmes de parsing qui facilitent l'acte de candidature et simplifient le parcours du candidat. Au final, le taux de conversion est plus élevé et le tri des candidatures est facilité pour les recruteurs, grâce au matching.
En matière de stratégie de recrutement, les techniques de marketing RH permettent de booster la visibilité et la notoriété de votre image, en attirant les visiteurs sur votre site carrière. Avec un site carrière inclus dans l'ATS ou un ATS pointant vers celui-ci, vous faites d'une pierre deux coups en favorisant le dépôt de candidatures.
En effet, c'est là que la culture de l'entreprise, les atouts de la marque employeur sont abordés, permettant au candidat potentiel de se projeter dans son futur poste.
D'une manière générale, l'ATS assure la sécurisation des données qui transitent par le logiciel. Non seulement il évite la perte d'informations ou les doublons de candidatures, mais encore, il assure le respect des normes RGPD.
Un véritable atout quand on traite un fort volume de CV.De plus, l'automatisation des process et la multidiffusion des offres d'emploi permettent d'optimiser le temps consacré au recrutement, et donc de réduire le budget.
L'ATS, en tant qu'outil de suivi de candidatures, simplifie la tâche des équipes RH en leur offrant une meilleure traçabilité. Il permet également la coopération entre les différents acteurs du recrutement en donnant à chaque collaborateur une vision simultanée de l'avancée des processus. Un véritable atout en temps de confinement et de télétravail.
En outre, l'ATS fournit des données et des rapports qui peuvent être utilisés pour améliorer le recrutement et faire évoluer les pratiques des recruteurs, offrant l'opportunité de travailler en équipe.
Les ATS utilisent déjà l'intelligence artificielle avec des algorithmes de parsing et de matching pour sélectionner les CV correspondant aux critères présélectionnés par les recruteurs. La vidéo est aussi largement répandue, favorisant l'interactivité de l'acte de candidature.
La visite virtuelle à 360° ainsi que les vidéos métiers aident le candidat à se projeter dans l'entreprise, et le pitch vidéo ou l'entretien en différé permettent à l'entreprise de découvrir le candidat.
Autre avancée très pratique : la capacité des ATS à retracer le parcours du candidat ! Le principal avantage est de publier vos offres d'emploi là où se trouve le candidat potentiel.
Au lieu de multiplier les solutions informatiques, les concepteurs d'ATS ont déjà commencé à faire évoluer leur logiciel en s'orientant vers l'interconnexion des différents outils. Si le SIRH répond aux attentes en matière de gestion des ressources humaines, il demeure un outil généraliste, même avec une brique dédiée au recrutement.
L'ATS se présente comme l'expert de toutes les étapes du recrutement, mais peut être intégré au SIRH. Autre cas de figure, les deux logiciels peuvent passer par le sas d'une API (Interface Applicative de Programmation), c'est-à-dire une interface de programmation, pour couvrir l'intégralité des besoins de la fonction RH.
Parmi les avancées technologiques, certains ATS sont aujourd'hui reliés directement aux sites emploi, via une API.
De fait, les recruteurs reçoivent davantage de CV de la part des jobboards et le taux de conversion est meilleur, mais cela tend à reléguer au second plan le site carrière de l'entreprise.
Dans le contexte sanitaire actuel, avec de nouveaux modes de travail hybrides et une généralisation du télétravail, l'agilité des processus est de mise. Les méthodes de travail et de recrutement ont, elles aussi, évolué. Le recours à la visio, la mise en place des entretiens vidéo en différé sont de plus en plus fréquents.
En parallèle, les modalités relationnelles changent et les échanges avec les candidats, via messagerie instantanée, chatbot ou webinar, sont aussi facilités et largement répandus. De fait, l'ATS permet de pourvoir à ces besoins, facilite les échanges à distance et le partage des informations entre les collaborateurs.
Bien que l'évolution des ATS vers l'interconnexion comporte des avantages, elle engendre également des inconvénients pour le site carrière, et donc la marque employeur, avec une diminution du trafic.
En 2022, l'entreprise devra donc travailler différemment son attractivité en renforçant sa présence sur les réseaux sociaux, notamment, et en favorisant le branding et l'inbound recruiting, pour attirer les talents.
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