De plus en plus de DRH et de recruteurs utilisent un logiciel de gestion des candidatures comme l’ATS, ou applicant tracking system, dans leur stratégie de recrutement. En effet, l’ATS possède un atout indéniable : le gain de temps dans la gestion des recrutements. Quels sont les critères à prendre en compte avant de mettre en place un ATS ? En quoi les logiciels de recrutement comme les ATS facilitent le travail des professionnels des ressources humaines ? Qu’en est-il du côté des candidats potentiels ? Trois éditeurs de logiciels1 répondent.

Quels sont les principaux critères à retenir dans la sélection d’un ATS ?

En matière de recrutement, il existe une multitude de process qui diffèrent d’une entreprise à l’autre.

« Un bon ATS est un logiciel compatible, qui s’adapte au processus de recrutement et non l’inverse, déclare Mélanie Coudun de We Recruit. Ainsi, l’outil de recrutement idéal est personnalisable dans les paramétrages et modulaire dans le choix des fonctionnalités. »

Choisir un ATS nécessite également de prendre en compte à la fois les besoins des RH, notamment en termes d’efficacité et de qualité des recrutements, mais aussi ceux des managers qui sont impliqués dans le processus de recrutement. Pour Mélanie Coudun, il s’agit de « permettre à ces derniers de participer aux recrutements sans les submerger d’informations purement RH et en mettant à leur disposition des outils intuitifs. »
Il est également essentiel que l’ATS tienne compte du parcours du candidat afin de simplifier au maximum l’acte de candidature. De plus, lorsque le site carrière est inclus dans le logiciel, l’interface doit valoriser la marque employeur et être suffisamment attractive pour qu’un candidat postule.

Un ATS favorise-t-il le dépôt de candidatures ?

Si les fonctionnalités des ATS varient d’un logiciel à un autre, la plupart permettent de mener une campagne de recrutement et proposent la multidiffusion d’une offre d’emploi. En un clic, une annonce est visible sur les principaux sites emploi, les réseaux sociaux… De fait, vous gagnez du temps et augmentez les chances de candidatures.
La plupart des ATS recrutement proposent de définir des formulaires / parcours candidats, personnalisables selon les annonces, avec des champs pré-remplis grâce au CV. « L’acte de candidature est souvent très court et simple, ce qui favorise grandement le dépôt de CV, commente Maële Buonanno de Talentview. De plus, pouvoir adapter le parcours candidat en fonction de l’annonce présente des avantages : un meilleur taux de conversion candidat et un tri plus rapide des candidatures pour les RH. »
Autre élément majeur pour favoriser le dépôt de candidatures, le site carrière inclus dans l’ATS. C’est là en effet que la marque employeur est valorisée, les atouts, la culture de l’entreprise mis en avant, ce qui permet au candidat de se projeter dans son futur poste.
Un logiciel dédié au recrutement doit aussi prendre en compte la mobilité interne et prévoir les actes de candidature des salariés de l’entreprise. Pour ce faire, « l’ATS de We Recruit, par exemple, dispose de fonctionnalités incitant à la mobilité interne et à la cooptation de candidats par les salariés eux-mêmes. Il offre aussi tous les outils pour mettre en place un programme de salariés ambassadeurs de la marque employeur. Ce sont ces derniers qui déposeront la candidature du profil coopté ».

Un ATS optimise-t-il l’expérience candidat sur un site carrière ?

Certains ATS proposent de mettre en place facilement un site carrière sur lequel les entreprises pourront insérer des contenus marque employeur. « Chez We Recruit, par exemple, le logiciel ATS permet de créer un site carrière et de le personnaliser. Le parcours candidat y est optimisé avec une présentation claire de l’entreprise, de sa culture, et des offres structurées ». Le candidat peut chercher le poste de ses rêves grâce à des filtres précis et des appels à l’action jalonnent le site pour l’inciter à postuler. Il n’y a pas de blocage à la candidature avec la création obligatoire d’un compte pour le candidat par exemple.
Lorsque le parcours candidat est fluide, le postulant est plus enclin à compléter sa candidature.
À condition de réfléchir en amont au parcours du candidat et de simplifier l’acte de candidature, il est évident qu’un ATS, avec un site carrière inclus, est conçu pour optimiser l’expérience candidat.

Quelles sont les fonctionnalités innovantes proposées par les ATS ?

Pour faire face aux difficultés de recrutement, les RH sont amenés à faire évoluer leurs pratiques. Adieu tableau Excel ! Les ATS s’adaptent et, outre leur capacité à traiter des lettres de motivation et des CV en nombre, ils proposent des fonctionnalités innovantes.
Chez Talent view, par exemple, toute candidature reçue passe par un système de matching afin de repérer les CV les plus pertinents par rapport à l’offre publiée. Le recours à la vidéo est également proposé dans l’acte de candidature. « Nous laissons la possibilité de mettre en place des tunnels de candidature interactifs permettant au candidat de découvrir l’entreprise, via une vidéo métier, et à l’entreprise de faire connaissance avec le candidat, via un pitch vidéo. »
Les ATS disposent de fonctionnalités variables dont un QCM de pré-qualification, une messagerie instantanée candidat / RH, un chatbot, des tests, ou encore, des fonctionnalités de CRM (Candidate Relationship Management) qui contribuent à une gestion qualitative des candidatures. Ainsi, chez SmartRecruiters, « le module CRM permet aux clients de gérer des communautés de talents et de prévoir des campagnes de marketing RH sur des cibles de candidats potentiels », explique Éric Gellé.
Enfin, la majorité des ATS permettent de se constituer un vivier de talents, dont une partie en interne, pour favoriser la rétention de ses employés.

Le mobile représente en moyenne plus de 40 % des candidatures, les ATS se sont-ils adaptés ?

Développer une application mobile pour ses recrutements n’est pas indispensable. En effet, disposer d’un site carrière responsive intégré à un ATS offre une réactivité incontestable. Lorsque le site carrière est responsive, que les formulaires et toutes les pages s’adaptent à la taille de n’importe quel écran, on peut affirmer que les ATS sont parfaitement adaptés aux candidatures sur mobiles.
De son côté, SmartRecruiters innove avec une solution native de recrutement par message textuel. « Avec plus de 90% des travailleurs qui utilisent le SMS comme principal moyen de communication, SmartMessage est conçu pour atteindre instantanément des candidats pas toujours joignables par mail. Avec des taux de lecture et de réponse 5 à 9 fois plus élevés que le mail, le SMS augmente également le pourcentage de conversion des candidats ».

Les ATS sont-ils impactés par les nouvelles normes RGPD et comment y répondent-ils ?

Les ATS sont évidemment impactés par les nouvelles normes RGPD car ils collectent des données candidats et doivent prendre des mesures pour les sécuriser.
Ces outils de gestion des candidatures appliquent donc la législation qui impose l’acceptation du traitement des données par le candidat, via notamment une case à cocher prouvant qu’il a bien lu la politique de confidentialité.
De plus, afin de respecter la durée légale de stockage des données (2 ans), certains ATS prévoient la suppression automatique des données ou la suppression à la demande d’un candidat.

Ainsi, pour rendre service aux RH, l’ATS doit être conforme à la législation, personnalisable, attractif, et surtout évolutif, pour pouvoir s’adapter aux méthodes de recrutement en constante évolution.

1. Avec la collaboration de Mélanie Coudun, responsable commerciale chez We Recruit, Maële Buonanno, responsable commerciale chez Talentview et Éric Gellé, vice president sales de SmartRecruiters