Ces dernières années, la transformation digitale a touché de manière inéluctable les ressources humaines. En effet, face au comportement des candidats et des collaborateurs, et avec l’usage accru des outils numériques dans la vie personnelle, les professionnels des ressources humaines ont dû s’adapter, en modifiant leurs pratiques et en faisant évoluer les processus RH. Comment la digitalisation sert-elle l’expérience collaborateur ? Tour d’horizon des outils RH les plus utilisés et de leurs avantages.

La digitalisation : le top du recrutement

Le recrutement est le secteur le plus concerné par la digitalisation car il est sans doute l’un des plus chronophages et celui où l’automatisation des tâches semble la plus justifiée, et facilement applicable.

Des outils intelligents pour le sourcing

Dès le sourcing de candidats, les recruteurs ont recours à une palette d’outils digitaux diversifiés. Cela commence par la multidiffusion des offres d’emplois, sur les réseaux sociaux et les jobboards, notamment via des systèmes d’enchères automatisées. Grâce au programmatique, la publication d’annonces en temps réel permet de cibler des profils susceptibles de correspondre aux postes proposés. Dans le même esprit, avec l’offre « campaign managers », sur Linkedin, vous pouvez fixer un budget pour vos enchères et programmer votre campagne publicitaire en fonction de vos objectifs : meilleure visibilité, augmentation de vos prospects…
Certaines plateformes ou logiciels incluent des algorithmes performants qui peuvent également être intégrés à votre site carrière pour vous aider à trouver les meilleurs talents. Tout le processus de recrutement devient complètement transparent et favorise l’engagement candidat et son adhésion à la culture de l’entreprise.
Puisqu’il s’agit aussi de s’adapter au comportement des générations X, Y et Z, ultra-connectées, certains recruteurs permettent même de postuler sans CV à partir de son smartphone. Les postulants sont ensuite soumis à des tests de personnalité, des tests psychotechniques, et / ou à des entretiens vidéo, parfois en différé. Toujours à partir du site carrières, vous pouvez interagir avec vos candidats par le biais d’un chatbot, pour davantage de réactivité et de personnalisation.
Pour faciliter l’acte de candidature et son traitement, la mise en œuvre du parsing, issu de l’intelligence artificielle, permet d’analyser les CV et les lettres de motivation. Les données extraites sont ensuite organisées dans un ATS (Applicant Tracking System). Ce logiciel de gestion de candidatures est devenu incontournable pour les entreprises qui réalisent des recrutements massifs. Ses tableaux de bord informent sur le suivi du processus, les relances à effectuer, permet d’entretenir un vivier, de multi-diffuser des offres. Il peut aussi contenir des algorithmes de matching et de scoring qui mettent en adéquation les CV les plus pertinents avec une offre d’emploi et établissent des classements des candidatures.

De nombreux avantages pour les recruteurs

Nombreuses start-up proposent ces nouvelles méthodes, issues de l’IA, car elles offrent des avantages indéniables. Ainsi, le gain de temps dans le traitement des candidatures est incontestable, ce qui limite également la déperdition des candidats. En outre, l’ATS représente une excellente solution de gestion des talents. Cet outil digital RH accroît la lisibilité du processus et permet à toute l’équipe RH de disposer des mêmes informations en temps réel. Enfin, l’exhaustivité et l’objectivité des algorithmes favorisent des recrutements qualitatifs (précision des informations, non discrimination…).

Les outils numériques de gestion des ressources humaines

La digitalisation a également toute sa place dans la gestion quotidienne des collaborateurs. Ainsi, le SIRH ou un logiciel de GPEC sont des outils indispensables au DRH, en particulier pour le développement des compétences. Généralement lié à la base de données paie, ce système d’information fonctionne selon un principe de briques thématiques qui couvrent toute la fonction RH : GPEC, formation, recrutement, BDES, relations sociales, gestion des temps etc.
Le SIRH peut également être relié au logiciel de gestion des temps ou GTA de l’entreprise, notamment pour faciliter et contrôler l’organisation du travail, ainsi que automatiser la transmission des variables de paie. Certains logiciels de paie proposent désormais ces fonctionnalités (ADP, SAGE, CEGID…) avec des modules RH en sus.
Quant au suivi de la formation professionnelle et de la gestion des compétences, il peut aussi s’effectuer depuis le SIRH où les managers entrent leurs comptes-rendus d’entretiens professionnels ou leurs évaluations. Les modalités de formation évoluent elles aussi : l’e-learning est mis en place plus souvent qu’auparavant avec des classes virtuelles, et les webinars ainsi que les MOOCS font leur révolution sur Internet, avec l’avantage d’être souvent gratuits.
D’une manière générale, on constate un recours accru à la vidéo et à la visioconférence pour les réunions, mais aussi pour le télétravail, qui est en plein déploiement. Aujourd’hui, certaines entreprises mettent à disposition de leurs salariés des réseaux sociaux internes, ou encore un digital workplace, c’est-à-dire un espace de travail numérique, qui permet de travailler en mode agile, notamment depuis chez soi.

Une transformation 4.0 de la fonction RH

La digitalisation facilite le travail des DRH et des recruteurs mais implique de réfléchir au préalable à une organisation du travail multicanale et à distance. Une organisation agile. Du point de vue du big data, la question du traitement des données, de la confidentialité et de la sécurité avait déjà été soulevée avec la dématérialisation des bulletins de paie et l’apparition des coffres-forts numériques. Désormais, la mise en œuvre du RGPD est censée protéger les données personnelles. Mais qu’en est-il de l’accès aux serveurs lorsqu’on travaille depuis son domicile ? La question des accès à distance est encore loin d’être réglée partout.
Certes, la digitalisation possède de nombreux avantages, parmi lesquels la performance, la flexibilité, l’autonomisation des collaborateurs etc. Cependant, elle entraîne un certain bouleversement des pratiques et des modes de management, en particulier avec le télétravail, ce qui nécessite de former les collaborateurs. En effet, si l’automatisation des tâches est possible avec certains outils, elle ne se substitue pas à l’humain et l’intelligence artificielle doit rester un outil au service de l’expérience collaborateur.
Ainsi, avec la technicisation de sa boîte à outils, le DRH 4.0 doit sans cesse adapter sa posture et trouver le juste équilibre entre l’humain et la machine pour que la fonction RH reste « humaine ».